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Zoho CRM無料版・見込み客の登録・終わらない病から脱出しましょう(^O^)/

ねこぎじでございます(^^ゞ

なかなか本業が忙しく、更新できずに申し訳ないです<(_ _)>
それにしてもカウンターが600UPしてますます皆様のお陰に感謝しています。

今回は、ビジネス資料を作成するときにちょっとした小ネタを特集といいつつソフト解説が中心になっていますので少々、路線変更というわけで・・・
ねこぎじが常々、感じている「終わらない病」からの脱出を目指してZoho CRM(無料版)を使いながら挑戦したいと思います(^^ゞ

新規のユーザ登録はこちらから(^^ゞ

今回は、見込み客(リード情報)を登録して参ります。

では、そのZoho CRM(無料版)をWebで開きましょう。

CRM ホーム1

ジャジャーン(^^ゞ 現在新規に無料版を登録すると、以前の無料版からいくつかの機能が有料版のみの利用となっていました。機能は制限されていますが、うまく利用することで多忙な業務管理を行えると思います(^^ゞ

まだ、なにも登録されていませんからダミーの「リード」=見込客を登録してみました。見込客なんてまだないよ!なんて言わないで(^^ゞ 名刺交換したお客様をどんどん登録してみてください。

以前の記事(画面が今回と違う部分がございます<(_ _)> )もご参考ください。
リード情報の新規登録1
リード情報の新規登録2
リード情報の新規登録3
それ以外でも、以前の記事に詳細明記していますのでご参照ください。

それでは「リード」のタブをクリックすると表示される画面についてお話します。

Zoho CRM - リード画面の説明5

① タブメニューには左から、「ホーム」⇒「リード」とあり、リードをクリックするとこの画面が表示されます。
② 少し下にある「新規リード」をクリックするとリード情報の新規登録できます。
③ 登録したリード情報が画面中心に表示されています。クリックすると詳細が確認できたりします。

下記は、「リード」新規登録の画面です。

CRM - 新規リードの作成4

とにかく、「終わらない病」からの脱出の為に頑張って優先順位の高い名刺から登録すると良いと思います。なお1社=1名の登録としましょう。理由は、リード情報 ⇒ 取引先情報に昇華させることで1社=複数担当者&部署別担当者の複数登録が出来ます(^^ゞ 今は1社=一担当者に絞りましょう。

下記は、登録した画面の詳細内容を表示してます(^^ゞ 
もちろん、登録内容はダミーの適当な情報です(^^ゞ 

CRM - リード情報3-2

この画像に枠内に、「この赤枠内を利用します。」と書いています。ここが対終わらない病の「処方箋」になります。 え? 「どこが処方箋なんだ!!!(-_-;) 」 ねこぎじは、このリード=見込客に対して、これから起こすアクション(タスク・メール送信)また、提示した各種書類のコピーをデータとして持たせるとこで「終わらない病」対策ができるようになりました(^^ゞ 

1.まずは、なにを過去に行ったか? ⇒ あとでノートを見てもどこにメモしたか探す時間もバカにならなかったりしましたが、それがいつだったかなど一発で探すことが可能になります(^o^)丿

2.どんな書類を提出したか ⇒ 綴じたファイルを見返す手間がなくなります(^o^)丿 え? そんなにファイル容量があるのかい? ですって? PDF等のファイルやサイズを小さくしたBMP、PNGファイルを添付しておけば容量も小さくできます。

また、完了した業務データは削除など、元のファイルがいずれかのフォルダに保存(ファイリング)されていればですが・・(^^ゞ ) エクスポートして整理すべきでしょう(^^ゞ またファイルの所在だけのテキスト情報でも管理は数段便利になると思います。

最後に下記画面は、元のホームの画面です(^^ゞ 「ホーム」に戻って今までの登録情報を確認できるわけです。「今日登録したリード」に先ほど登録したデータが表示されています(^^ゞ
この様に今日作業した事柄も一発管理できることになりますから、自分の「やるべき」リストを作る必要がかなりの部分無くなってしまうと思います。

Zoho CRM リードに登録した6

え~と・・・続きは・・・・・・
本日はここで終わりましてまた後日。。。

すいません~(^^ゞ

ねこここまで
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Zoho CRMの紹介 見込み客(リード情報)からタスク・予定を作成です。

ねこぎじでございます。

前回のZoho CRMでリード情報(見込客情報)が
登録出来たので(^^ゞ

1、セミナー、客先訪問で名刺を頂戴する。
2、名刺の情報を入力する。(リードデータとして)
3、メール作成・地図表示が可能になった。(^^♪

ということが出来るようになりました。

なのでメールや、地図表示にて訪問に向けた行動が手っ取り早く
出来るようになりました。

ありがたや。ありがたや。 ここで時間短縮はこれだけでも
かなり手数が減ってしまいますので!
GoogleMap立ち上げて~住所入力して~

もう不要です。(^^♪

しかし、いままではこの予定や、名刺を交換したご担当者様に
なにかしらのイベント(行事といいますかアクションといいますか)を
頭で考えて、どこかにメモをして実行してました。

仕事は、次になにをする。そうしたらどうなる。
の積み重ねとよく言われてます。

でも管理項目・件数が増えるとともに
生産性はどんどん落ちていきます。

これは実経験から、強く感じています。

では、見込客になにかしらアクションを起こしたいと考えたとします。
そして大まかにストーリが浮かんでいるケースです。

1、Aという見込客になりそうな担当者様がいる。
2、Z*いう製品に興味がありうそうだ。Z*に関する資料を準備してプレゼンをしたい。
3、日程については、電話でアポイントを取りたい。

強引ですが(^^ゞ
1,2,3のアクションを定型作業にしてしまいました。(^^ゞ

1、「リード」をクリックして登録したリードを表示させる。
CRM リードの選択1

長くてすいません。
この画面はリード(顧客情報と思ってください。)を選択すると
表示される画面です。

さらに、画面下に
CRM リード予定作成 2

①の部分に(^^♪ ありがたいことに
お客様情報を表示したら
やらなきゃいけないアクションを
(わかり易いかと思ってアクションと言ってます)
登録できます。

これに気づいた時は、「ニタ~」って思ってしまいました。
「新規予定」と「新規タスク」 いずれかクリックすると
登録画面に遷移!

でまずは「新規予定をプッちと押します。
CRM リード完了 3

②の部分にはぼかしをいれているのでどうなっているかと申しますと
リード情報から予定入力しているので
担当者名がすでに入力されています。便利ですね(^^♪

日時と何をするかを入れて「保存」すると・・・
CRM アクテ表示される5

元のリード情報の画面に戻って「新規予定」の部分を見ると
登録した予定が③の「アクティビリティ種別」に「予定」として登録されています。

ここでねこぎじは「ん?まてよ。予定なんだから」
「カレンダーに入ってない?」

CRM リード カレンダにアクテ表示

(^_^)/~ ねこぎじは思わず 「ラッキー(^^♪」と
思ってしまいました。

Zoho殿 有難う御座います。<(_ _)>
お陰様でこれだけでも予定管理の工数が
随分短縮できました。

ちょっと作業品質が上がって、気分もさらにすっきりさわやかです。

CRM的には当たり前!といわれそうですね。(^^ゞ

え~と・・・続きは・・・・・・
本日はここで終わりましてまた後日。。。

すいません~(^^ゞ

ねこここまで


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Zoho CRMの紹介 リード情報の確認_2 (見込み客の登録)

ねこぎじです。

今回は、Zoho CRMの一番初期的な使い方についてお話をさせて頂きます。

CRMを利用していて、ねこぎじが便利だな~っと思う点が

メニューの下にある、新規~がずら~っとならぶ中にある
「新規リード」です。

これは、営業活動でかならず行う

・新規訪問 こちらが訪問させて頂いたケースとその逆に
 先方様から訪問頂いたケース

・各種セミナー等で名刺交換させて頂いたケース

などなど、普通に新規に名刺交換させて頂いた
その名刺を管理したと必ず思われるでしょう。

なぜなら、どのようなケースであれ
名刺交換させて頂いた方は、新規顧客になる可能性があるからです。

しかし、ねこぎじはなかなかうまく管理することができませんでした。

理由は、なにかしらのセミナーで多数のお客様に出会った。
としましょう。

1、そのままその頂いた名刺をエクセル等で登録する表を作る。
2、その結果をその表に入力してのちのち
  さまざまな事例・事項を確認。

その表から、考えられたアクションとともに問題点にも気づいて
いました。

・アポイントを頂戴した。(その日付と時間は?)
・前回お会いした日時はいつだった?
  (今度、訪問するタイミングはどのくらいがいいだろうか?)
・どのような内容について話をして、お客様の反応はどうだった?
・次のアクションはいつ・どのようなアクションが望ましいのか?

などなど。

エクセルで管理していると、表示項目が多くなってしまって
見るときに大きな表になってしまうなど
セルが横に多いと、画面を横にスクロールさせて見ていくので
見たい(確認したい項目)が複数ある場合は操作手順(手順の回数)が
多くなって、どうも生産性が悪くなっているように思えてしまってました。

また、スケジュールとの連動はされていませんでした。
もちろん、各種スケジューラーを利用していました。
GmailやGoogleのカレンダー、Googleドキュメントは必要な部分は積極的に
利用していました。

しかし、新しい見込客につぎつぎとアクションを起こしていく
内容の管理と、スケジュール、顧客情報そのものCRM的や
営業手法を説く専門書に書いているような内容と、その管理が
それからがまったく一元管理されていなっかたのです。

いや、自分で管理するつもりで準備した
TOOL(エクセル、Gmaol、Googleカレンダーなど)
一切が、自分の管理下にないことに気がついたのです。

管理していたつもりが、管理になっていなかった。
そのことに気づいているが、コントロール出来ていなかったわけです。
不安で、すべてが片付いていかない錯覚にはまってしまいました

それぞれのソフトを開いて、作業することも
ストレスになっていました。

パソコンの性能がいいとはいえないパソコンを利用しているので
パソコンがフリーズしたり、動作が遅くなったりして
イライラしたものです。

ところが、Zoho CRMを利用したら
・管理手間の削減することが出来た。
・とくに新規顧客(見込客)の整理方法について
 業務を定型化することが出来た。

理由は、「新規リード」登録です。

Zoho 新規リード

まずは、この画面を利用して
セミナー等で多数お会いする方々の名刺を頂戴しますが
その名刺の情報を片っ端からリード(将来の見込み客)を
登録していきました。
もちろん、コンタクトを取るためには

・企業名
・ご担当者様名
・電話番号
・メールアドレス
・住所

もちろん、きちんと入力します。
そして

登録したリードを確認します(一番初期の顧客管理カードが完成します。)

Zoho CRM リード情報確認

登録した
・メールアドレス
・Webアドレス
・住所

これらが表示されています。
便利なのはここからです。

住所の上には「Google Map」のボタンがあります。
それをクリックすると
住所情報からMap上に位置情報を表示してくれます。

「メールアドレス」は、クリックすると
そのメールアドレスを宛先にしてメーラーが起動します。

「Webサイト」をクリックすると
その企業のWebサイトが表示されます。

その企業とコンタクトを取る為に必要な
作業一式を、名刺の情報を入力するだけで顧客情報を管理する
画面から操作して
1、企業の情報をその企業のWebサイトから情報を入手
2、メールにて挨拶文とともにコンタクトを取る文面を送付
3、住所情報から、Googleマップより地図を確認

これだけでも作業が定型化してしまい
手順・作業に効率感を感じることが出来るようになってきました。

え~と・・・続きは・・・・・・
本日はここで終わりましてまた後日。。。

すいません~(^^ゞ
ねこここまで

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Zoho CRMの紹介 各種メニュー解説その1・(見込み客の登録)

ねこぎじでございます。

Zoho CRMは使ってみますと、なるほどCRMってこういうのなんだ!
ということが少し分かってきました。(^^ゞ

CRM使い入門者のねこぎじではありますが
ちょっと便利さが分かってくると、データの登録が苦にならなくなってきました。

では、そろそろ説明に入ります<(_ _)>

今回は、画面上部にあります「メニュー」について
お話します。

Zoho CRM初期画面0708


画面には
新規作成ボタンがあります。
Zoho CRM新規ボタン解説

画面上部に新規作成ボタンがならんでいます。

まずは、一番左端にあります。
「新規リード」 
Zoho 新規リード


リード(Zoho様のWebサイト&リードの解説を、ご参照ください。)
将来の見込客といいますか、ショウルームや
懇親会などさまざまシーンで名刺交換する見込以前の
「ちょっとお知り合いになったから登録(メモして管理しよう!)しなくっちゃ」
という場面に使えます。

いろいろな場面で知り合った方々を取り急ぎ入力ってのに使えます。
メールや、電話・住所等を登録すればメールアドレスなどは
即、各種メーラー(outlookや、ファイヤーフォックス)からメールが
送れます。(^^♪

いつも使っているメーラーが起動しますから
メーラーにてアドレス登録が楽になります。
アドレスをそのまま新規アドレス登録として
作業してしまえば、メールアドレスを2度打ち込む
煩雑さから「開放」されます(^^♪

え~と・・・続きは・・・・・・
本日はここで終わりましてまた後日。。。

すいません~(^^ゞ
ねこここまで

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